Jak na řízení pohledávek v malé a střední firmě?

Úkolem procesu řízení pohledávek (credit managementu) není jen pouhá účetní evidence vzniklých pohledávek a následné vymáhání pohledávek po splatnosti, ale vytvoření celého systému založeného na hodnocení odběratelů (případně i dodavatelů) a předkládání návrhů opatření.

Nedobytné pohedávky

Riziko vzniknu nevymahatelných pohledávek lze obecně řešit například těmito způsoby:

• požadování platby předem, anebo při dodání,
• využití zajišťovacích instrumentů (bankovní záruky, dokumentární akreditivy, zástavní a zadržovací práva, factoring, forfaiting nebo pojištění).

Jak se však při využití prodeje „na splatnost“, tj. klasického obchodního úvěru rozhodnout, zda zajišťovací instrument využít? Využití některých zajišťovacích instrumentů vyvolává dodatečné náklady na zajištění pohledávek, např. poplatky bankám, odměna faktora při faktoringu a další.

Kreditní limity

Možným řešením je stanovování kreditních limitů pro obchodní úvěry. Kreditním limitem rozumíme finanční limit, v rámci kterého je možné poskytnout konkrétnímu zákazníkovi obchodní úvěr. V okamžiku úhrady pohledávky se kreditní limit uvolňuje a otevírá prostor pro poskytnutí dalšího obchodního úvěru.

Prvním krokem je důkladná analýza odběratele. Základem je finanční analýza dat zjištěných z účetních závěrek, ale i dalších informací dostupných na trhu. Zkoumáme tu platební morálku, strategické dokumenty či informace o změnách v managementu odběratele. Zdrojem těchto informací může být sbírka listin v obchodním rejstříku, propagační materiály analyzované společnosti a její vlastní webové stránky. V případě hodnocení odběratele, se kterým již má podnikatel vztah, vychází analyzující podnik také z vlastní historické zkušenosti.

Dalším krokem je stanovení kreditního limitu, a to na základě dvou hlavních kritérií – platební schopnosti a finanční stability. Platební schopnost lze dovodit z výsledku některých poměrových ukazatelů, především ukazatelů likvidity, ale i z trendů tržeb mezi jednotlivými obdobími. Finanční stabilita vychází z velikosti firmy, doby jejího působení na trhu a oboru činnosti. Kvantifikovat ji lze pomocí poměrových ukazatelů zadluženosti nebo poměru vlastního kapitálu a celkových aktiv.

Stanovení kreditního limitu svépomocí je ale náročné a klade vysoké nároky na zaměstnance podnikatele. Některé informace nejsou veřejně dostupné, např. účetní závěrka je zveřejňována ve sbírce listin se značným zpožděním a dochází pouze ke zveřejňování roční účetní závěrky. Takto analyzovaná data jsou proto neaktuální a jejich analýzou nelze kreditní limit relevantně stanovit.

Proto podnikatelé využívají služeb ratingových agentur, informačních kanceláří či specializovaných institucí, které shromažďují informace o hospodářských subjektech. Pomocí těchto hospodářských informací je možné zhodnotit bonitu zákazníka a stanovit úvěrový limit. Většinou poskytovaná hospodářská informace již doporučený maximální úvěrový limit obsahuje.

Výhodou je, že podnikateli odpadá náročná první fáze. Postačí poskytovateli ekonomických informací zadat identifikaci odběratele a zakoupit si tak hospodářskou zprávu o konkrétním odběrateli. Existují také speciální aplikace sdružující informace o ekonomických subjektech v České republice na Slovensku, včetně majetkových vazeb a dalších informací, které jsou přehledně graficky uspořádány.

Podnikatel si tak stanoví kreditní limit ve vztahu ke konkrétnímu odběrateli. Pokud pohledávky za odběratelem překročí takto stanovený limit, je vhodné požadovat dodatečné zajištění těchto pohledávek.